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Funciones del Secretario
Pasados Secretarios
Nuestras Constituciones
 

La Secretaría del Senado es un compendio de oficinas que tiene como función principal el control administrativo de áreas legislativas y el funcionamiento de los procesos que se relacionan a dichas tareas. Cada dependencia unifica sus servicios para enlazar los procesos legislativos, con los senatoriales y los administrativos. 

La Secretaría del Senado está supervisada por un Secretario(a) que es nominado por el Presidente del Senado y es ratificado en votación por los miembros del Senado. El Secretario(a) tiene bajo su responsabilidad tanto funciones legislativas como administrativas, determinadas por el Reglamento del Senado, así como facultades y obligaciones adicionales que han sido delegadas por el Presidente del Senado.

            Bajo la jurisdicción de la Secretaría del Senado se encuentran las siguientes dependencias: la Subsecretaría del Senado, que incluye la Oficina de Actas, la Oficina de Trámites y Récords, el Diario de Sesiones, el Centro de Sistemas de Información, las áreas de Administración de Documentos y Archivo, Grabaciones y la Imprenta del Senado. Es a través de sus ocho (8) dependencias que se tramita y se le da seguimiento a los asuntos que son atendidos por el Senado, desde su radicación hasta su trámite final.

Las  funciones de Secretario(a) del Senado están regidas por el Código Político de 1902, según enmendado y por las Reglas 4, 5 y 8 del Reglamento del Senado de Puerto Rico.

 

RESPONSABILIDADES DEL SECRETARIO(A) DEL SENADO

 

  • Será el Presidente en funciones, según se dispone en la Sección 4.4 del Reglamento, y tendrá, a estos fines, los mismos derechos y prerrogativas que han sido asignados al Presidente en propiedad. Ocupará la Presidencia en la Sesión Inaugural y desempeñará todas aquellas funciones prescritas en dicha sección;
  • Preparará un libro de registro, en el cual hará constar el nombre completo de cada Senador o Senadora, la fecha del Certificado de Elección, el hecho de haber sido electo o electa por Acumulación o por determinado Distrito Senatorial y el nombre de los funcionarios que expiden el documento y tomará juramento a los mismos, a estos efectos, se aplicará lo dispuesto en el Artículo 186 del Código Político, según enmendado, que hace referencia al juramento del cargo y lo establecido en el Artículo 208 del Código Político, que dispone un término para la prestación del mismo.
  • Hará constar, en el Acta de la Sesión Inaugural, la fecha y el texto del juramento prestado por cada Senador o Senadora electos por Acumulación o por Distrito.
  • Una hora antes del comienzo de cada sesión, colocará sobre el escritorio de cada  Senador o Senadora una copia del Acta de la sesión anterior, una copia impresa de la relación de los proyectos de ley, de resoluciones y de mociones de expresiones del Cuerpo radicadas, el Orden de los Asuntos, así como una copia del Calendario de las Ordenes Especiales del Día.
  • Entregará en el escritorio del Hemiciclo de todos los Senadores y Senadoras copia de los proyectos de ley, resoluciones y mociones, consignando expresiones del Cuerpo a ser considerados por el Senado, así como copia de los Informes de Comisiones. También hará entrega a los miembros del Cuerpo de aquellos documentos que deben ser de su conocimiento o acción, o en relación con los cuales conste una orden del Senado o del Presidente a estos efectos;
  • Pasará lista al comienzo de cada sesión o cuando le sea requerido y llamará por segunda vez a los Senadores y Senadoras ausentes. Manifestará al Presidente el número de los miembros presentes en el Hemiciclo para la determinación de quórum.
  • Leerá al Senado los documentos que deban ser de conocimiento de éste por orden del Presidente o conforme a las disposiciones del Reglamento del Senado;
  • Preparará el Acta correspondiente a cada sesión del Senado, firmará cada una de ellas conjuntamente con el Presidente del Senado y conservará éstas para su publicación anual. Será responsable de la preparación del material que deba incluirse en el Diario de Sesiones y tendrá a su cargo su reproducción y distribución;
  • Preparará una relación de los proyectos, resoluciones y peticiones radicadas en el  Senado y de los recibidos de la Cámara de Representantes; y llevará un libro registro  donde anotará todos los trámites, gestiones y diligencias de los Cuerpos y sus Comisiones, relativos a tales proyectos, resoluciones y peticiones, incluyendo desde su radicación hasta el trámite final. Preparará además, una relación de mociones de felicitación, reconocimiento, júbilo, tristeza o pésame radicadas en el Senado.
  • Dará el número que corresponda a las medidas legislativas que se radiquen en Secretaría, las cuales seguirán de inmediato el trámite pertinente, según se dispone en este Reglamento;
  • Preparará un informe mensual de asistencia de los Senadores y Senadoras a las sesiones. En el mismo detallará la asistencia, ausencias y ausencias autorizadas por motivos justificados, tales como: enfermedad, imposibilidad física de comparecencia, o por encontrarse en gestiones oficiales por encomienda del Presidente o del Senado;
  • Anotará en el libro registro el trámite sobre los documentos enviados a los Presidentes de Comisiones; y remitirá a éstos las peticiones, memoriales, proyectos de ley, resoluciones y nombramientos que les corresponda estudiar o investigar, los informes devueltos por el Senado para acción ulterior y cualquier otro documento que esté dirigido a la Comisión;
  • Preparará una relación de las medidas a las cuales le falten diez (10) días para el vencimiento del plazo para que las comisiones radiquen los informes, que se establecen en la Sección 31.1, para informar a la Comisión de Reglas y Calendario, al Presidente de cada una de las comisiones concernidas y de igual forma al pleno del Senado en la sesión más próxima;
  • Custodiará los archivos y documentos que se relacionen con el proceso parlamentario del Senado y mantendrá un sistema de archivo, conservación y disposición de documentos, usando las normas de la tecnología moderna. No permitirá que salga de Secretaría ningún documento original, a menos que medie una orden del Presidente o del Cuerpo;
  • Preparará un Texto Aprobado de cada medida que incluya el texto a enmendarse o a derogarse de toda ley o resolución concurrente que enviará a la Cámara de Representantes con la documentación correspondiente, incluyendo el envío  electrónico;
  • Preparará el enrolado de todo proyecto de ley, resolución conjunta y resolución concurrente originada en el Senado para la correspondiente certificación final por ambos Cuerpos; y firmará todo enrolado certificando su exactitud;
  • Enviará al Gobernador de Puerto Rico, debidamente certificados, aquellos proyectos de ley, resoluciones conjuntas y resoluciones concurrentes, originados en el Senado, que hayan sido aprobados por ambos Cuerpos Legislativos;
  • Será el custodio del sello oficial del Senado y sellará todas las órdenes, citaciones o documentos del Senado; será responsable de certificar y notificar, a quien corresponda, los acuerdos adoptados por el Senado en sus sesiones;
  • Será responsable de la publicación de avance del libro de leyes y resoluciones de cada año;
  • Imprimirá y distribuirá las Decisiones del Presidente, el Reglamento y cualquier otra disposición o enmienda reglamentaria que adopte este Cuerpo;
  • Dará publicidad también a cualquier otra información, cuando le sea requerido por disposición reglamentaria o por orden del Presidente o del Cuerpo;
  • Cuando el Presidente convoque a una Sesión Especial o a una Sesión Extraordinaria, será responsable de preparar la convocatoria para la firma del Presidente y hará entrega de la misma al Sargento de Armas para el trámite correspondiente;
  • Será responsable de requerir de las Ramas Ejecutiva y Judicial el envío al Senado de todos los informes y documentos dispuestos por ley o que le hayan sido solicitados. Deberá establecer un sistema de seguimiento continuo de estas gestiones y deberá informar periódicamente al Presidente y al Senado sobre el progreso de tales gestiones;
  • Será responsable del funcionamiento de la Secretaría y de cualesquiera otras que le sean asignadas por el Cuerpo o por el Presidente y les suplirá el equipo necesario para realizar su labor; velará por el fiel cumplimiento de los deberes de los empleados de la Secretaría y firmará las solicitudes de vacaciones, de ausencia por enfermedad, así como las hojas de asistencia diaria y semanal de éstos; informará al Presidente de cualquier falta o indisciplina por parte de los empleados de la Secretaría en el desempeño de sus funciones y deberes; y rendirá un informe anual al Presidente sobre las gestiones de la Secretaría, incluyendo en dicho informe datos estadísticos sobre las labores legislativas, el cual deberá incluirse en la página del internet o intranet;
  • Diseñará un procedimiento mediante el cual se le facilite a la ciudadanía y a la prensa, el acceso a los documentos bajo la custodia del Senado, con excepción de los expedientes de personal de los empleados y funcionarios del Cuerpo, los documentos que formen parte de una investigación en proceso por parte del Cuerpo o de sus Comisiones y los documentos e informes que afectan la intimidad del nominado y su familia, producto de las investigaciones realizadas en torno a los nombramientos sometidos por el Gobernador;
  • Coordinará con la Oficina de Comunicaciones la divulgación de las nóminas del Senado, que incluye la de los Miembros del Cuerpo, lo mismo que la de todos los contratos y nombramientos otorgados;
  • Establecerá el mecanismo de divulgación electrónica actualizada de los procesos legislativos;
  • Coordinará y atenderá el proceso de difusión televisiva y cualquier otro mecanismo de llevar al pueblo las audiencias públicas y las sesiones del Senado. A estos fines el Secretario(a) preparará un calendario semanal para la difusión televisiva de las audiencias públicas de manera que haya una distribución equitativa de tales transmisiones entre todas las Comisiones Permanentes del Senado. Dicho calendario se notificará al Cuerpo con suficiente antelación a la semana de transmisión.
  • Deberá mantener abierta la Oficina de Radicaciones y Trámites, durante el decimoquinto día después de radicada una renuncia de un Senador o Senadora, independientemente si el día es laborable o feriado, según lo dispone la Ley Número 287 de 15 de septiembre de 2004;
  • Desempeñará cualquier otra función que le sea impuesta por ley o reglamento, por orden del Cuerpo o del Presidente.

 

RESPONSABILIDADES ADICIONALES DEL SECRETARIO(A)

 

  • Por delegación del Presidente del Senado, refiere a las Comisiones Permanentes y Especiales, para su consideración y estudio, los Proyectos de Ley y Resoluciones y aquellos nombramientos que correspondan, según la jurisdicción de las mismas;
  • Recibirá la radicación de todas las cartas, informes, comunicaciones, peticiones y documentos que son de relevancia para el Senado;
  • Recibirá y tramitará las solicitudes de acceso a información sobre los informes, comunicaciones, peticiones y documentos que estén bajo la custodia del Senado de Puerto Rico;
  • Procesará las certificaciones para el pago correspondiente a los legisladores, por concepto de su asistencia a las Sesiones, Vistas Públicas, Ejecutivas y Oculares, celebradas por las Comisiones Permanentes, Especiales y Conjuntas del Senado;
  • Preparará un informe mensual de la productividad legislativa de cada Senador. Esto incluye proyectos, resoluciones, resoluciones conjuntas y resoluciones concurrentes, todas ellas según radicadas incluyendo el título de la medida, los autores y coautores;
  • Recibirá y evaluará la solicitud de los individuos y entidades que se dediquen a la labor del cabildeo en el Senado de Puerto Rico, a esos fines preparará un registro simple de cabilderos que será publicado en la página de internet, y preparará la certificación y la identificación correspondiente acreditado a dichos individuos o entidades;
  • Coordinará charlas y orientaciones sobre los procesos legislativos, dirigidas a organizaciones, estudiantes y programas de internado;
  • Coordinará la asistencia de los Capellanes a las Sesiones Legislativas del Senado y actividades especiales. También se prepara y tramita el pago por asistencia a los Capellanes.